Was ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS)?
In Zeiten der angehenden Digitalisierung ist eine Verwaltung von Dokumenten ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Hier kommt ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ins Spiel. Ein DMS ist eine softwaregestützte Lösung, die darauf abzielt, die Erstellung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und das Retrieval von Dokumenten zu optimieren.
Ein DMS bietet zahlreiche Funktionen, die für Unternehmen aller Größenordnungen von Vorteil sind. Dazu gehören unter anderem die digitale Archivierung von Dokumenten, die Möglichkeit, Dokumente schnell zu suchen und abzurufen, sowie Werkzeuge zur Zusammenarbeit. Darüber hinaus gewährleisten viele DMS-Lösungen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und bieten Sicherheitsfunktionen, die den Schutz sensibler Daten sicherstellen. Es gibt aber auch viele Privatanwender, die von den Vorzügen eines DMS profitieren wollen.
Im geschäftlichen Umfeld ist ein DMS teilweise unerlässlich, um bestimmte gesetzliche Richtlinien und Anforderungen zu erfüllen. Beispielsweise kann ein DMS sicherstellen, dass wichtige Dokumente nicht nachträglich manipuliert werden können. Stichwort GoBD.
Renick Büttner
Senior Software Engineer & IT-Sachverständiger
Was kann man mit einem Dokumentenmanagement-System tun?
Ein DMS ist eine Software, die eine breite Palette von Funktionen zur Verwaltung digitaler Dokumente bietet. Zu den Kernfunktionen eines DMS gehören das Scannen und Digitalisieren von Papierdokumenten, die zentrale Speicherung von Dokumenten in einer strukturierten und sicheren Umgebung, die schnelle Suche und das Wiederfinden von Dokumenten sowie die Möglichkeit, Dokumente zu bearbeiten und zu teilen.
Anwender können Dokumente nach verschiedenen Kriterien kategorisieren und indizieren, was die Navigation und das Auffinden relevanter Informationen erheblich erleichtert. Darüber hinaus ermöglichen viele DMS-Systeme die Automatisierung von Arbeitsabläufen, wie etwa die automatische Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung oder Überprüfung, und bieten integrierte Kollaborationswerkzeuge, die es Teams ermöglichen, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, auch wenn sie räumlich getrennt sind.
Typische Anwendungsfälle eines DMS reichen von der Rechnungsbearbeitung und Vertragsverwaltung bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Datensicherheitsstandards. Indem Unternehmen ein DMS einsetzen, können sie ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und sicherstellen, dass wichtige Informationen leicht zugänglich und dennoch sicher aufbewahrt werden.
Einige Systeme können zum Beispiel auch die E-Mail Kommunikation archivieren, und entsprechenden Projekten und Dokumenten zuordnen. Gerade bei kritischen Entscheidungen, wie Vertragsabschlüssen, kann dies von Vorteil sein.
Welche Dokumentenmanagement-System gibt es?
Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), die für verschiedene Anforderungen und Unternehmensgrößen geeignet sind. Hier ist eine Zusammenfassung einiger gängiger DMS-Lösungen:
DocuWare: Bietet sowohl Cloud-basierte als auch On-Premise-Implementierung und eignet sich gut für Unternehmen, die unterschiedliche Softwaretypen in ihrem Technologie-Stack haben. Es unterstützt Integrationen mit über 500 Anwendungen und bietet Werkzeuge für Rechnungsverarbeitung und Mitarbeitermanagement.
OnlyOffice: Dies ist eine kosteneffektive Lösung für kleine Unternehmen, die ein effektives Dokumentenmanagement und Bearbeitungssystem suchen. Es bietet Dateitypenkonvertierung, Dokumentenarchivierung, Dateiwiederherstellung und ein 3-in-1-Bearbeitungssuite. Die Community-Edition von OnlyOffice ist kostenlos.
M-Files: Ideal für Automatisierungen und bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen und eine gut organisierte Dateikategorisierung. Es nutzt KI für Workflows und Berechtigungen und bietet OCR-Funktionen für das Scannen von Dokumenten.
Coda: Besonders geeignet für Wissensmanagement und bietet Werkzeuge zur Erstellung und Verwaltung visuell ansprechender Wikis innerhalb der Anwendung. Es bietet eine Vielzahl von Vorlagen und interaktive Bausteine, um Inhalte ansprechender zu gestalten.
Connecteam: Bietet eine kostenlose lebenslange Grundversion und eignet sich gut für einfache Dokumentenmanagementaufgaben. Es ermöglicht das Anhängen von Dokumenten an Updates, Chats und Aufgaben, und bietet Anpassungsmöglichkeiten für das Dokumentenmanagement.
DocuPhase: Bietet fortschrittliche Such- und Automatisierungsoptionen und unterstützt Produktivität durch kundenspezifische Demos und preisliche Gestaltung nach Teambedürfnissen.
NetSoft-DMS: Ein System zur revisionssicheren Speicherung und Verwaltung von Dokumenten mit einer effektiven Suchfunktion.
Lecare: Speziell für Rechtsabteilungen entwickelt, ermöglicht es die Verwaltung elektronischer Akten für Vorgänge sowie weiterer Dokumente und Verträge.
Welche Dokumentenmanagement-System sind Open-Source?
Natürlich gibt es auch quell-offene (open-source) Lösungen im DMS-Bereich. Wichtig ist zu beachten, dass quell-offen nicht gleich bedeutet, dass es kostenfrei in vollem Umfang betrieben und genutzt werden kann.
Hier ist eine Aufstellung einiger Open-Source-Dokumentenmanagement-Systeme:
Papermerge: Entwickelt hauptsächlich für das Archivieren und Abrufen digitaler Dokumente. Papermerge ist ideal für die Organisation von gescannten Dokumenten und bietet Funktionen wie OCR (Optische Zeichenerkennung) in mehreren Sprachen.
ecodms: Ein DMS, das für die effiziente Verwaltung und Archivierung von Dokumenten konzipiert ist. Ecodms ist bekannt für seine benutzerfreundliche Oberfläche und seine Fähigkeit, sich gut in bestehende IT-Infrastrukturen zu integrieren.
Hermes: Ein von HashiCorp entwickeltes Open-Source-DMS, das entwickelt wurde, um Schreib- und Dokumentationsprozesse zu optimieren. Hermes eignet sich gut für Unternehmen, die eine starke Schreibkultur haben und ihre Dokumentenverwaltung straffen möchten.
Alfresco: Ein leistungsstarkes ECM-System mit Funktionen für Content- und Records-Management.
LogicalDOC: Eine Lösung, die eine einfache und intuitive Schnittstelle für das Verwalten von Dokumenten bietet.
Nuxeo: Ein Content-Services-Plattform, die sich auf die Verwaltung digitaler Inhalte konzentriert.
OpenDocMan: Ein webbasiertes DMS, geschrieben in PHP und entwickelt unter der Open-Source-GPN-Lizenz.
Mayan EDMS: Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das Automatisierung und Organisation von Dokumenten unterstützt.
OpenKM: Bietet robuste Dokumentenverwaltung, Sicherheitsfunktionen und intuitive Dateiablage.
Krystal DMS: Ein DMS mit komplexen Funktionen wie Indexierung, Dokumentenimaging, detaillierten Audits, Versionskontrolle und mehrsprachiger Unterstützung.
SeedDMS: Ein webbasiertes, auf PHP und MySQL basierendes DMS, das sich ideal für kleine und mittelgroße Unternehmen eignet. Es bietet eine benutzerfreundliche Schnittstelle und verschiedene Funktionen zur Dokumentenverwaltung.
