Digitalisieren, organisieren, optimieren: Mit AirTable Geschäftsprozesse neu denken

vor 5 Monaten

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Seit über einem Jahrzehnt sind wir in der spannenden Aufgabe involviert, Geschäftsprozesse sowohl für unsere Kunden als auch für uns selbst zu digitalisieren. Unsere Anfänge waren geprägt von der Nutzung von Excel-Tabellen und Microsoft Access-Formularen. Doch mit der Zeit haben sich die Dinge gewandelt.

Heute, mit der Hilfe von AirTable, sind wir nicht mehr nur in der Lage, unsere Daten individuell zu organisieren, sondern können mit dieser Lösung komplette Geschäftsprozesse abbilden. Bereits seit über vier Jahren setzen wir auf AirTable und ziehen ein eindeutiges Fazit: Die Plattform hat unsere Erwartungen nicht nur erfüllt, sondern übertroffen.

Als Low-Code Plattform lassen sich Ansichten und Formulare ohne Programmierung realisieren, die Daten können aber jederzeit über Schnittstellen weiterverarbeitet werden. Die Kosten für AirTable sind gering, und ist insbesondere für kleine Teams und Mittelständische Unternehmen interessant.

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Was ist AirTable?

AirTable ist eine vielseitige SaaS-Plattform (Software as a Service), die Elemente aus Datenbanken und Tabellenkalkulationen kombiniert, um Benutzern die Möglichkeit zu bieten, Projekte, Aufgaben, Kunden und viele andere Dinge in einer anpassbaren, visuellen und kollaborativen Umgebung zu organisieren. Es ermöglicht Nutzern, Daten in Tabellenform zu erfassen, diese aber mit der Tiefgründigkeit einer Datenbank zu verknüpfen.

Im Vergleich zu einer klassischen Excel-Tabelle gibt es diverse Feldtypen: Text, Nummer, Ein- oder Mehrauswahl, Formatierter Text, Farben, URLs – und sogar Dateien. Jede Zeile kann in einer Formular-Ansicht editiert werden, und enthält eine Kommentarfunktion für die einfachere kollaborative Zusammenarbeit.

Vorteile von AirTable:

Flexibilität: Nutzer können AirTable an ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen, von einfachen Tabellen bis hin zu komplexen Projekten mit automatisierten Workflows.
Kollaboration: Mehrere Nutzer können in Echtzeit an denselben Tabellen arbeiten, wodurch Teamarbeit erleichtert wird.
Integrationen: AirTable lässt sich mit vielen anderen populären Anwendungen und Tools verknüpfen, wodurch die Automatisierung von Aufgaben erleichtert wird.
Visuelle Darstellungen: Es unterstützt verschiedene Ansichten wie Listen, Gitter, Kalender, Kanban und mehr, sodass Nutzer Daten auf die für sie sinnvollste Weise darstellen können. Jede Ansicht kann mit individuellen Filtern versehen werden.

Nachteile von AirTable:

Lernkurve: Viele Funktionen können nicht Technik-Affine Anwender überfordern. Daher kommen unsere Kunden auf uns zu, damit wir gemeinsam sinnvolle Strukturen einrichten können.
Preisstruktur: Während es eine kostenlose Basisversion gibt, können die Kosten für Premium-Pläne, insbesondere für größere Teams, recht hoch sein. Die Preisstruktur wird nach Anwendern abgerechnet. Theoretisch könnten sich mehrere Anwender ein Profil teilen.
Leistungsprobleme: Große Datenmengen können AirTable auf schwacher Hardware träge machen – Browser-basierte Anwendungen sind ressourcenhungrig.
Limitierte Datenbanktiefgründigkeit: Für extrem komplexe Datenbankanforderungen könnte AirTable weniger geeignet sein als spezialisierte Datenbanklösungen.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Wahl, ob AirTable die richtige Lösung für ein bestimmtes Projekt oder Unternehmen ist, stark von den spezifischen Anforderungen und dem Nutzungsumfang abhängt.

Wir können hier bei der Entscheidungsfindung und Einrichtung auf jeden Fall unterstützen.

Ist AirTable eine skalierbare Lösung?

AirTable ist eine Cloud-basierte Anwendung, was bedeutet, dass eine ständige Internetverbindung für den Zugriff und die Nutzung unerlässlich ist. Dabei variiert der zur Verfügung stehende Speicher je nach gewähltem Abonnement. Es ist daher ratsam, im Vorfeld genau zu prüfen, ob das Abomodell den eigenen Anforderungen und dem Speicherbedarf entspricht. Ein großer Vorteil von AirTable ist seine App, die es ermöglicht, die Plattform auch auf Smartphones zu nutzen. Dies ist besonders praktisch für die Datenerfassung unterwegs, beispielsweise direkt beim Kunden. In jüngerer Zeit hat sich die Suchfunktion stark verbessert.

Zusätzlich zur einfachen Datensuche können automatisch PDF-Dokumente generiert, und durch unzählige Plugins und Integrationen können weitere Funktionen hinzugefügt werden. Ein weiterer bedeutender Aspekt für viele Nutzer, einschließlich uns, ist die solide API-Schnittstelle von AirTable. Durch sie können alle Daten problemlos abgerufen werden, was für unsere Anwendungen ein absolutes Must-have ist.

Meiner Meinung nach stellt AirTable eine skalierbare Plattform dar, die sich sowohl für Einzelunternehmer als auch für kleine und mittelständische Unternehmen eignet. Allerdings sollte man, je nach Anzahl der Anwender, in Erwägung ziehen, ein gewisses Budget für die Nutzung der Plattform einzuplanen. Dies ist insbesondere wichtig, um sicherzustellen, dass man alle gewünschten Funktionen und Kapazitäten in vollem Umfang nutzen kann. Auch muss für spezielle Anwendungsfälle geprüft werden, welche Arten von Kundendaten auf der Plattform gespeichert werden dürfen (DSGVO).

Wie sichern wir uns vor Datenverlust ab?

Die "Cloud" ist im Grunde genommen auch nur ein fremder Computer, auf den wir keinen direkten Zugriff haben. Aus diesem Grund verfolgen wir die Philosophie, dass wir unsere Daten stets auch in Kopie bei uns behalten wollen. Denn wie das Sprichwort schon sagt: "Kein Backup, kein Mitleid."

Um dieser Maxime gerecht zu werden, haben wir ein Backup-Script entwickelt, das in regelmäßigen Abständen sämtliche Datenbestände über die AirTable-Schnittstelle herunterlädt. Dabei sichern wir die Daten in zwei verschiedenen Formaten: Einmal in einem technisch verwertbaren Format sowie als Excel-Tabelle, damit jederzeit eine schnelle und unkomplizierte Einsichtnahme möglich ist.

Im Gegensatz zu klassischen Tabellen wie bei Excel lassen sich diverse Feldtypen festlegen. Egal ob Dateien, Querverweise, oder vieles mehr.

Über die kalendarische Ansicht lassen sich Termine, Fahrten oder andere Ereignisse in einem Kalender anzeigen, und filtern. Beispielsweise zur Übersicht, wann Fahrten zu Kunden unternommen wurden – Stichwort zentralisierte Abrechnung von Fahrtkosten.

Die Galerie-Ansicht ist perfekt, wenn man weiß, wie etwas aussieht, aber keine Suchworte findet. Manchmal muss man den Stecker einfach sehen – um ihn zu finden!

Für Ablaufplanungen sind Zeitleisten sehr praktisch. Bei AirTable kann man von Kalender auch auf Zeitleisten umschalten. Mit sehr vielen Darstellungsoptionen, z.B. in Tagen, Wochen, Monaten.

Über AirTable haben wir schon diverse Recherchen betrieben, und Datensätze verwaltet. Unsere Recherche für rein-elektrische Firmenwagen lief auch über AirTable. Die Ansicht war in weniger als 5 Minuten angelegt.

Über Formular-Ansichten können Daten von Anwendern der Datenbank, oder sogar von externen Benutzern eingereicht werden. Zum Beispiel Support-Tickets, Schadenmeldung, Bestellungen...

Über die Jahre hat AirTable zahlreiche Erweiterungen aufgenommen, und viele Integrationen ergänzt. Von externen Tools wie Miro oder Typeform bis hin zu lokalen Skripten und Automatisierungen.

AirTable bietet zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten für eigene Dokumentenvorlagen an. Daraus können u.a. automatisch Ausdrucke oder PDF-Dateien erzeugt werden.

Welche Erfahrungen haben wir mit AirTable gemacht?

Ich nutze AirTable nun schon seit über vier Jahren und habe dabei zahlreiche Kunden und Kollegen beobachtet, wie sie mit diesem Tool gearbeitet haben. Dabei war ich stets beeindruckt von der Zuverlässigkeit der Plattform: Weder gab es Datenverluste, noch verlorene Ansichten nach Updates von Features. Auch Downtimes sind mir nicht in Erinnerung geblieben. AirTable hat sich immer als zuverlässig erwiesen, und dank der Änderungshistorie sind auch versehentlich gelöschte Einträge sicher.

Persönlich verwende ich AirTable zum Sammeln von Belegen und Eingangsrechnungen. Besonders schätze ich Funktionen wie die automatischen Summierungen und die Rollup-Felder, die ähnlich wie Excel mit Formeln arbeiten können. Die Möglichkeit, bequem Formulare für meine Tabellen anzulegen, ist ebenfalls sehr praktisch. Finanziell gesehen waren die Kosten für mich immer überschaubar. Ich profitiere noch von einem älteren, günstigen Preismodell, das mittlerweile nicht mehr angeboten wird.

Ein weiterer positiver Aspekt ist die einfache Übertragung von Daten zwischen Excel und AirTable, bei der die Felder korrekt erkannt und übernommen werden. Die Übernahme von Daten aus "historischen" Excel-Tabellen ist somit kein Hindernis.

Seit einem Jahr lassen sich mit AirTable auch Drucklayouts zusammenstellen. Diese nutze ich, um Belegpositionen gesammelt abzurechnen – direkt durch AirTable berechnet mit meinem personalisierten Briefkopf. Die maschinell erstellen PDF-Dateien werden problemlos von DATEV erkannt, keine Korrekturen notwendig.

Was ist, wenn AirTable nicht mehr ausreicht?

Wenn es um Cloud-Lösungen geht, finde ich es immer wichtig, einen Notfallplan parat zu haben – eine Art Fluchtplan, sollte man das "brennende Schiff" eilends verlassen müssen. Es gibt verschiedene Gründe, weshalb man sich dazu entschließen könnte, eine Plattform wie AirTable zu verlassen, sei es ein Wechsel zu einem ERP-System oder der Übergang zu einer eigenen Software-Lösung. Auch die Kosten pro Anwender können eine Rolle spielen. Oder noch speziellere Anforderungen an die Software.

In solchen Situationen haben wir bereits sehr positive Erfahrungen mit der Schnittstelle von AirTable gemacht: Daten lassen sich problemlos importieren und exportieren. Da wir unseren Kunden auch individuelle Datenbanklösungen bieten, ist es uns möglich, den Wechsel von AirTable zu einer maßgeschneiderten Lösung nahtlos zu gestalten. Unser Datenbank-Framework ermöglicht eine schnelle Übernahme von Eingabemasken und speziellen Feldtypen und kann – ähnlich wie AirTable – auch mobil genutzt werden. Sollte also der Zeitpunkt kommen, an dem AirTable nicht mehr die bevorzugte Lösung ist, müssen nicht alle digitalisierten Prozesse von Grund auf neu erstellt werden.