Wie können Sie optimal mit Ihrem Smartphone Dokumente scannen?

Beim Scannen von Dokumenten mit einer Smartphone-App gibt es einige Punkte zu beachten, damit ein ansehnliches Ergebnis dabei herauskommt. Es ist wichtig, eine stabile Unterlage und ausreichende Beleuchtung zu haben, um Verwacklungen und Schatten zu vermeiden. Die Unterlage sollte sich farblich gut vom Papier abheben, z.B. schwarze Unterlage (Bettlacken?) für weißes Papier.

Trotz der vielen Vorteile hat diese Methode jedoch auch einige Nachteile, die klar auf der Hand liegen. Besonders bei umfangreichen Dokumenten mit vielen Seiten kann es schnell mühselig und umständlich werden. Zudem kann die Qualität der gescannten Dokumente nicht mit der eines Scanners mithalten. 

Tipp: Viele Studierende können an Universitäten kostenfrei scannen, und Angestellte haben oft die Möglichkeit auf Arbeit einen Scanner zu nutzen. Alternativ bietet jeder Copy-Shop an, Dokumente auf einen USB-Stick zu scannen.

Dennoch ist die Smartphone-App definitiv eine schnelle und kostenfreie Alternative, um sich einen Scanner zu ersparen. Für Android oder iOS gibt es genug kostenfreie Apps, die gute Ergebnisse erzielen. Wir haben im Alltag Microsoft Lens auserkoren. 

Es ist jedoch ratsam, wichtige Dokumente wie Zeugnisse oder Zertifikate nicht ausschließlich mit einer App zu scannen. In solchen Fällen ist es besser, notfalls einen Copy-Shop aufzusuchen, um sicherzustellen, dass die Qualität und Integrität dieser Dokumente gewahrt bleiben. Gerade bei Bewerbungen machen sich schlechte Scans nicht gut, insbesondere wenn die Lesbarkeit darunter leidet.

Folgende Punkte sollten Sie beachten:

• Qualitätsunterschiede deutlich
• Viele Seiten benötigen viel Geduld
• Sie benötigen eine kontrastreiche Unterlage
• Blitz nicht nutzbar: Überbelichtung meist in der Bildmitte
• Etwas Übung wird beim Setzen der Seitenränder benötigt
• Bei ungünstigen Lichtverhältnissen leidet die Lesbarkeit, und Qualität (Bildrauschen)

• Im Alltag fast überall machbar
• Kostenfreie Apps sind zu genüge verfügbar
• Einige Apps bieten auch eine Texterkennung (OCR) an
• PDF-Dateien lassen sich besser organisieren als Fotos
• Schnelle Digitalisierung von Dokumenten oder Briefen
• Auch günstige Smartphones schaffen gute Ergebnisse

In unserem Vergleich zwischen einem High-End-Smartphone, dem iPhone 15 Pro Max, und einem Einsteiger-Modell, dem Xiaomi Redmi Note 10 Pro (140€ Neuwert), haben wir festgestellt, dass die Microsoft Lens App reibungslos und schnell auf iOS, iPadOS und Android läuft. Beide Smartphones erzielten ähnliche Ergebnisse bei der Dokumentenerfassung. Allerdings stellten wir fest, dass der integrierte Blitz auf beiden Geräten nicht wirklich brauchbar ist, da er dazu führt, die Wörter in der Mitte zu überbelichten. Dadurch sind die Wörter mittig im Dokument unlesbar. Um bei Nacht gute Ergebnisse zu erzielen, können Sie mit kreativen Lichtquellen arbeiten, am besten von beiden Seiten mit weißem LED-Licht. 

Die Adobe Scan App ist eine Option für Adobe-Kunden, da ein Konto erforderlich ist. Viele Funktionen sind bei Adobe aber hinter einer Bezahlschranke. Im Gegensatz dazu kommt die Microsoft Lens App ohne die Notwendigkeit eines Kontos und einer Cloud aus, unterstützt jedoch optional OneDrive zur Dateiablage. Die Adobe App verfügt über eine nützliche Funktionen zum automatischen Auslösen. 

Bei der Verwendung dieser Apps ist etwas Geschick erforderlich, da es sonst zu Verzerrungen kommt. Ein gewisser Abstand zum Dokument kann dazu beitragen, die Verzerrung bei vielen Kameras spürbar zu verringern. Es ist auch wichtig, ruhig zu halten, um unscharfe Aufnahmen zu vermeiden.

Kurzum kann ich Microsoft Lens durchaus empfehlen. Sie ist kostenlos, ohne Werbung und bietet nach einer gewissen Übungszeit die Möglichkeit, gute Ergebnisse zu erzielen.