Überregionale Digitalisierung von Akten

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Digitalisierung von Akten ist die erhöhte Sicherheit. Die digitalen Dokumente können in einer sicheren Cloud-Plattform aufbewahrt werden, die nach neuesten Standards betrieben wird. Die Verwendung von PDF/A-Formaten für die Archivierung sorgt für eine lange Lebensdauer der Dokumente, so dass sie jederzeit abgerufen werden können. Darüber hinaus sind digitale Dokumente auch sicherer vor Diebstahl, Brand oder anderen Schäden, die bei physischen Aktenordnern auftreten können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung von Akten eine Notwendigkeit für jedes Unternehmen oder jede Organisation ist, die effizienter arbeiten und Zeit und Geld sparen möchte. Die Vorteile sind offensichtlich: von der verbesserten Suche bis zur Platzersparnis und erhöhten Sicherheit. Wenn Sie also noch nicht damit begonnen haben, Ihre Akten zu digitalisieren, wird es höchste Zeit, dies zu tun. Es ist einfacher, als Sie denken, und die Vorteile sind enorm.

Als IT-Sachverständiger und IT-Ingenieur biete ich meinen Kunden, gemeinsam mit meinem Team, auch für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten eine umfassende Beratung an. Wir verstehen, dass der Prozess der Digitalisierung für viele Unternehmen und Organisationen eine neue Herausforderung darstellen kann und dass es viele Fragen gibt, die beantwortet werden müssen. Wir sind hier, um Ihnen bei jedem Schritt des Prozesses zur Seite zu stehen - von der Planung bis zur Umsetzung und Koordination.

Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Zeit und Kosten zu sparen. Wir verstehen, dass jeder Kunde unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse hat, und wir stellen sicher, dass wir unseren Service an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Ob Sie eine Beratung zum Prozess, zur Umsetzung oder zur Koordination benötigen, wir sind für Sie da.

Die Digitalisierung von Akten hat viele Vorteile, und eine der wichtigsten ist die Kosteneinsparung. Eine gute OCR-Software ist heutzutage auf dem Markt zu einem günstigen Preis erhältlich. Diese Software ermöglicht eine effektive Digitalisierung von Akten, so dass Dokumente schnell und einfach durchsucht werden können. Dies spart Zeit und reduziert die Kosten für manuelle Arbeit.

Die Speicherung und Durchsuchung von digitalen Dokumenten kann für verschiedene Zwecke und Prozesse in einem Unternehmen verwendet werden. Von der Archivierung bis hin zur täglichen Arbeit kann die Digitalisierung von Akten die Effizienz in vielen Bereichen verbessern. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können von diesen Vorteilen profitieren, da es für die Digitalisierung keine teure Software benötigt.

Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre Anforderungen und Bedürfnisse genau analysieren, um die geeignete Software und Lösung auszuwählen. Es ist möglich, die Kosten für die Digitalisierung von Akten zu reduzieren, indem man nur die benötigten Funktionen auswählt und die Software an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst.

Ein mittelständisches Unternehmen, das im Bereich des Versands tätig ist, hat seit vielen Jahren eine große Anzahl von Lieferscheinen, die physisch in Ordnern aufbewahrt werden. Intern sieht das Unternehmen eine Aufbewahrung der Lieferscheine für mindestens 5 Jahre vor. Diese werden im Lager vorgehalten, und danach vernichtet.

Um die Arbeitsprozesse zu optimieren und Platz im Lager freizumachen, entscheidet sich das Unternehmen für die Digitalisierung der Lieferscheine. Die Paletten mit Ordnern werden per Spedition an uns gesendet, und wir beginnen mit der Digitalisierung der Dokumente. Wir scannen die Lieferscheine und bereiten sie für die Aufnahme in das elektronische Archiv vor. Hierbei wird jede Seite durch die OCR-Erkennung volltextdurchsuchbar gemacht.

Nach Abschluss der Digitalisierung werden die physischen Lieferschein-Ordner an den Kunden zurückgeschickt, zusammen mit einem Datenträger, der alle digitalisierten Lieferscheine enthält. Wir führen auch eine Schulung vor Ort durch, um dem Kunden zu zeigen, wie er effektiv in den digitalen Dokumenten suchen kann. Der Kunde erhält dabei auch Anleitung, wie er zukünftige Lieferscheine selbst digitalisieren kann, um die Arbeitsprozesse zu optimieren und Platz im Lager zu sparen.

Durch die Digitalisierung der Lieferscheine konnte das Unternehmen Platz im Lager freimachen und die Effizienz der Arbeitsprozesse verbessern. Die Suche nach Lieferscheinen und Lieferungen aus den letzten Jahren kann nun viel einfacher durchgeführt werden, und der Kunde hat nun auch die Möglichkeit, zukünftige Dokumente selbst digital zu erfassen.

Eine Hardware-Lösung für die Digitalisierung vor Ort wird mit dem Kunde, und dessen regionalem IT-Dienstleister besprochen. Die Lösung wird somit bestmöglich auf den Kunden und seine Anforderungen abgestimmt.